A manutenção é essencial para qualquer operação industrial, independentemente do setor. Empresas que dependem de máquinas e equipamentos sabem o quão vital é manter seus ativos funcionando de forma eficiente. O gerenciamento eficaz da manutenção não se trata apenas de consertar ou substituir peças quebradas; envolve um processo detalhado de documentação, avaliação e planejamento. Nesse contexto, o relatório de manutenção desempenha um papel fundamental, servindo como uma ferramenta crucial para rastrear a condição do equipamento, identificar problemas potenciais e planejar futuras atividades de manutenção.
Neste artigo, você aprenderá o que é um relatório de manutenção , os principais tipos de relatórios, os dados essenciais que devem ser incluídos e um guia passo a passo sobre como criar um bom relatório. Boa leitura!
O que é um Relatório de Manutenção?
Um relatório de manutenção é um formulário criado durante a execução de um procedimento. Este registro contém dados que identificam o maquinário, o profissional responsável e os aspectos a serem inspecionados ou substituídos. Ele também inclui espaço para imagens. A configuração varia dependendo do tipo de manutenção, com os estilos preventivo e corretivo sendo os mais comuns. Por exemplo, um relatório de manutenção preventiva pode incluir dados sobre a última data de inspeção, a condição do maquinário e quaisquer ações recomendadas. Em contraste, um relatório de manutenção corretiva pode detalhar o problema, as ações tomadas e os resultados dessas ações.
Tipos de relatórios de manutenção
Os formatos de relatório podem variar de acordo com o tipo de serviço de manutenção realizado. Aqui estão os modelos mais comuns.
Relatório de Manutenção Preventiva
O relatório de manutenção preventiva contém informações sobre o fornecimento de serviços de manutenção preventiva para evitar paradas de máquinas ou equipamentos. Durante esse procedimento, o estado atual da máquina é analisado e, quando necessário, uma peça é substituída ou o sistema é atualizado. Esse relatório permite que o gerente avalie o desempenho dos dispositivos na linha de produção e antecipe o momento apropriado para a substituição dos componentes.
Relatório de Manutenção Industrial
No contexto de uma organização, independentemente do seu tamanho — pequeno, médio ou grande — o relatório de manutenção industrial fornece informações essenciais sobre o desempenho de suas máquinas, impactando diretamente a linha de produção. Neste relatório, o técnico deve documentar todos os procedimentos para reparar equipamentos e as peças substituídas.
Relatório de Manutenção de Equipamentos
O relatório de manutenção de equipamentos documenta os reparos feitos no equipamento. Ele é essencial para controlar despesas, monitorar o desempenho do equipamento e supervisionar visitas.
O que deve ser incluído em um relatório de manutenção?
Manter uma vigilância rigorosa sobre os dados desses registros é de extrema importância para garantir que nada seja omitido, evitando assim acidentes, falhas, retrabalhos ou possíveis penalidades.
Entre os elementos essenciais que devem constar nos registros estão os seguintes:
- Os nomes dos responsáveis pela manutenção
- O número da ordem de serviço
- Detalhes relacionados ao cliente e ao equipamento
- O propósito da visita
- O tipo de manutenção
O número da ordem de serviço é uma referência, permitindo o rastreamento da manutenção realizada ao longo do dia e dos serviços prestados a cada equipamento e cliente. Geralmente, a ordem de serviço forma a base para consolidar dados do equipamento e da equipe operacional.
É de suma importância que o relatório de manutenção inclua uma descrição detalhada dos serviços realizados, acompanhada de evidências fotográficas que documentem a situação encontrada pelo técnico antes e depois da manutenção.
Outro aspecto fundamental do relatório de manutenção é a confirmação dos serviços realizados por um representante do cliente ou do equipamento.
Indicadores a serem avaliados
Vários indicadores devem ser avaliados no relatório de manutenção para garantir a eficiência e a qualidade do serviço. Alguns dos principais incluem:
- Tempo de intervenção
- Custos
- Índice de conformidade
- Tempo de inatividade
- Tempo médio entre falhas (MTBF)
- Tempo médio de reparo (MTTR)
Passo a passo: como criar um bom relatório de manutenção
Defina suas prioridades
Primeiro, é essencial determinar as prioridades e objetivos dos seus relatórios de manutenção. Departamentos diferentes podem ter necessidades distintas, como um gerente de manutenção buscando dados de desempenho da máquina, enquanto o diretor financeiro quer informações sobre custos operacionais. Liste todas as atividades que precisam ser documentadas.
Use métricas e indicadores
Após definir suas prioridades, estabeleça metas de gerenciamento específicas. Identifique indicadores relevantes, como porcentagens de desempenho e custos envolvidos, para ajudar a medir o progresso em direção aos objetivos definidos.
Identifique informações cruciais
Os relatórios de manutenção geralmente envolvem informações críticas, especialmente relacionadas a custos. Registre materiais detalhados, mão de obra, serviços extras, subcontratados e despesas de tempo de inatividade da máquina. Esses dados são essenciais para identificar gastos excessivos, evitar desperdícios e reduzir custos.
Crie uma lista de verificação
Use listas de verificação em relatórios para garantir uma sequência lógica de procedimentos ao analisar cada peça do equipamento. As listas de verificação são valiosas para manutenção preventiva, condicionada ou corretiva. Elas podem cobrir verificações mecânicas, de lubrificação, elétricas, hidráulicas e de segurança. Além disso, registre o histórico e a criticidade de cada peça do equipamento e o tipo de manutenção necessária.
Descreva responsabilidades e status
Inclua os nomes dos responsáveis pela análise do equipamento no relatório, garantindo que os funcionários designados realizem as atividades. Além disso, indique o status de cada avaliação, como planejada, em andamento ou concluída, para manter todos os departamentos informados sobre o progresso.
Defina o tempo para cada atividade
Considere o tempo necessário para cada atividade de manutenção, dependendo do tipo (preventiva, preditiva ou corretiva). Registre os tempos de cada tarefa para minimizar a interferência na produção, especialmente quando uma máquina precisa ser parada.
O que não fazer ao gerar relatórios de manutenção
Abaixo, você encontra algumas dicas sobre o que não fazer ao gerar relatórios de manutenção:
Não atender às necessidades do cliente
É comum focar exclusivamente na experiência da equipe técnica, ignorando as necessidades específicas do cliente. Por isso, analisar o histórico de serviços e informações relevantes sobre os ativos e equipamentos é essencial.
Erros de digitação Relatórios de manutenção preenchidos manualmente ,
Seja no Excel ou no papel, eles estão sujeitos a erros de digitação e dificuldades de interpretação devido à caligrafia. Além disso, ao transferir informações do papel para o computador, detalhes podem ser omitidos, levando a relatórios com imprecisões ou lacunas, o que é indesejável para o cliente.
Falta de rastreabilidade
Relatórios de manutenção são cruciais para comprovar os serviços realizados. Portanto, é vital documentar todos os aspectos, incluindo registros fotográficos, e manter um histórico abrangente de clientes e ativos.
Ausência de histórico de manutenção
Manter um registro completo não apenas dá suporte à confiabilidade dos relatórios, mas também orienta o desenvolvimento de rotinas mais estratégicas e adequadas para equipamentos e ativos. O histórico inclui informações como peças substituídas, técnicos envolvidos, frequência de visitas e muito mais.
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