Relatório de manutenção: como interpretar adequadamente

A manutenção é um componente essencial de qualquer operação industrial, independentemente do setor de atuação. As empresas que dependem de máquinas e equipamentos sabem quão vital é manter seus ativos funcionando de forma eficiente. 

No entanto, a gestão eficaz da manutenção não se limita apenas a consertar ou substituir peças quebradas; ela envolve um processo detalhado de documentação, avaliação e planejamento. Nesse cenário, o relatório de manutenção desempenha um papel fundamental.

Neste artigo, saiba o que é o relatório de manutenção, conheça os principais tipos, saiba quais dados não podem faltar no documento e confira um passo a passo de como fazer um bom relatório. Boa leitura!

O que é um relatório de manutenção?

O relatório de manutenção é um formulário feito ao longo da realização de um procedimento. Esse registro contém dados de identificação do maquinário, do profissional encarregado e dos aspectos a ser inspecionados ou substituídos, inclusive contém espaço para imagens.

A configuração varia dependendo do gênero de manutenção em andamento, com os estilos preventivo e corretivo sendo os mais habituais.

Tipos de relatório de manutenção

Os formatos de relatório podem variar conforme o tipo de serviço de manutenção efetuado. Acompanhe a seguir os modelos mais usuais.

Relatório de manutenção preventiva

O relatório de manutenção preventiva contém informações referentes à prestação de serviços de prevenção com o intuito de evitar a paralisação de máquinas ou equipamentos. Nesse procedimento, a análise do estado atual do maquinário é efetuada e, quando necessário, alguma peça é substituída ou o sistema é atualizado.

O relatório de manutenção preventiva, assim, possibilita ao gestor avaliar o desempenho dos dispositivos em uso na linha de produção, permitindo também antecipar o momento apropriado para a troca de componentes.

Relatório de manutenção industrial

No contexto de uma organização, independentemente do porte – pequeno, médio ou grande –, o relatório de manutenção industrial traz informações essenciais acerca do desempenho de seus maquinários, exercendo impacto direto na linha de produção.

Nesse relatório, o técnico encarregado deve relatar todos os procedimentos realizados no conserto de um equipamento, bem como as peças que foram substituídas.

Relatório de manutenção de equipamentos

O relatório de manutenção de equipamentos tem a finalidade de relatar os reparos executados em equipamentos e desempenha um papel importante no controle de despesas, no monitoramento do desempenho dos equipamentos e na supervisão de visitas.

O que deve ter em um relatório de manutenção?

É de extrema importância manter uma vigilância rigorosa sobre os dados presentes nesses registros, a fim de garantir que nada seja omitido, evitando, assim, acidentes, falhas, retrabalho ou possíveis penalizações.

Entre os elementos essenciais que devem constar nos registros, estão os seguintes: 

• Os nomes dos encarregados pela manutenção;
• O número da ordem de serviço;
• Os detalhes relativos ao cliente e ao equipamento;
• A finalidade da visita; 
• E a categoria da manutenção.

O número da ordem de serviço serve como uma referência que possibilita rastrear as manutenções realizadas ao longo do dia, bem como os serviços prestados a cada equipamento e cliente. Em geral, a ordem de serviço constitui a base para consolidar os dados referentes aos equipamentos e à equipe operacional.

É de suma importância que o relatório de manutenção inclua uma descrição minuciosa dos serviços executados, acompanhada de evidências fotográficas que documentem a situação encontrada pelo técnico antes e após a manutenção.

Outro aspecto fundamental do relatório de manutenção é a confirmação da realização dos serviços por parte de um representante do cliente ou do próprio equipamento.

Indicadores que devem ser avaliados

No relatório de manutenção, diversos indicadores devem ser avaliados para garantir a eficiência e a qualidade dos serviços. Alguns dos principais incluem:

• Tempo de intervenção;
• Custos;
• Índice de conformidade;
• Tempo de inatividade;
• Tempo Médio Entre Falhas (MTBF);
• Tempo Médio para Reparar (MTTR).

Passo a passo: como fazer um bom relatório de manutenção

A seguir, explicaremos em um guia como criar relatórios de manutenção eficazes em sua empresa. Acompanhe!

1. Defina suas prioridades

Antes de tudo, é essencial determinar as prioridades e os objetivos de seus relatórios de manutenção. Os diferentes departamentos podem ter necessidades distintas, como o gerente de manutenção buscando dados de desempenho das máquinas, enquanto o diretor financeiro quer informações sobre os custos operacionais. Liste todas as atividades que precisam ser documentadas.

2. Use métricas e indicadores

Após definir suas prioridades, estabeleça metas específicas para a gestão. Identifique quais indicadores são relevantes, como percentuais de desempenho e custos envolvidos, pois isso ajudará a medir o progresso em direção aos objetivos definidos.

3. Identifique informações cruciais

Os relatórios de manutenção geralmente envolvem informações críticas, especialmente relacionadas a custos. 

Diante disso, registre detalhadamente despesas com materiais, mão de obra, serviços extras, terceirizados e tempo em que as máquinas ficam paradas. Esses dados são essenciais para identificar gastos excessivos, evitar desperdícios e reduzir custos.

4. Crie um checklist

Utilize checklists nos relatórios para garantir uma sequência lógica de procedimentos durante a análise de cada equipamento. Os checklists são valiosos para manutenção preventiva, condicionada ou corretiva. 

Eles podem abranger verificações mecânicas, de lubrificação, elétricas, hidráulicas e de segurança. Além disso, registre o histórico e a criticidade de cada equipamento e o tipo de manutenção necessária.

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5. Descreva os responsáveis e o status

Inclua no relatório o nome dos responsáveis por cada tarefa de análise dos equipamentos, uma vez que isso assegura que as atividades sejam executadas pelos colaboradores designados. 

Além disso, indique o status de cada avaliação, como planejado, em andamento ou concluído, para manter todos os departamentos informados sobre o progresso.

6. Defina um tempo para cada atividade

Considere o tempo necessário para cada atividade de manutenção, dependendo do tipo (preventiva, preditiva ou corretiva). Registre os horários de cada tarefa para minimizar interferências na produção, especialmente quando a máquina precisa ser interrompida.

O que não fazer na hora de gerar relatórios de manutenção?

A seguir, você poderá conferir algumas dicas sobre o que não fazer na hora de gerar relatórios de manutenção. 

Não atender às necessidades do cliente

É uma prática comum focar exclusivamente na experiência da equipe técnica, ignorando as necessidades específicas do cliente. Portanto, é essencial analisar o histórico de atendimentos, bem como as informações relevantes dos ativos e equipamentos. 

Ocorrência de erros de digitação

Relatórios de manutenção preenchidos manualmente, seja em Excel, seja em papel, estão sujeitos a erros de digitação e dificuldades de interpretação devido à caligrafia. 

Além disso, ao transferir as informações do papel para o computador, detalhes podem ser omitidos, o que pode resultar em relatórios com imprecisões ou lacunas, o que, obviamente, não é desejável em relação ao cliente.

Falta de rastreabilidade

Os relatórios de manutenção desempenham um papel fundamental na comprovação dos serviços realizados. Portanto, é vital documentar todos os aspectos, incluindo registros fotográficos, e manter um histórico abrangente dos clientes e ativos.

Ausência de histórico de manutenção

Manter um histórico completo não apenas sustenta a confiabilidade dos relatórios mas também orienta na elaboração de rotinas mais estratégicas e adequadas para equipamentos e ativos. O histórico inclui informações, como peças substituídas, técnicos envolvidos, frequência das visitas, e muito mais. 

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