Os 5 sensos fazem parte de um programa de qualidade total para melhorar a qualidade de vida do trabalhador, reduzir os custos, diminuir os desperdícios e melhorar a produtividade das empresas.
Essa metodologia foi desenvolvida para organizar o trabalho das fábricas, mas pode ser aplicada em diversos modelos empresariais e em quase todos os departamentos das companhias. Por isso, se tornou tão popular ao redor do mundo.
Neste artigo, vamos explicar quais são os 5S, como essa metodologia funciona, quais são os seus benefícios e como aplicá-los na manutenção preditiva em plantas industriais.
O que são os 5S?
A metodologia 5S é uma ferramenta de gestão de empresas criada no Japão, após a Segunda Guerra Mundial, quando o país precisava se reerguer de uma grande crise econômica. Nesse contexto, a população local sofria com a falta de recursos básicos, como alimentos, roupas e moradia. Além disso, o país sofria com a falta de infraestrutura para voltar a produzir, devido à falta de máquinas, equipamentos e matérias-primas. Portanto, os recursos precisavam ser muito bem aproveitados e não podia haver nenhum tipo de desperdício.
Em 1950, o japonês Kaoru Ishikawa criou a metodologia 5S após regressar de uma viagem de estudos nos Estados Unidos. O objetivo do 5S foi ajudar o seu país a se reestruturar rapidamente, melhorar os seus índices econômicos e voltar a ocupar uma posição proeminente no cenário global.
A metodologia 5S nas empresas recebeu esse nome porque foi inspirada em cinco sensos japoneses que começam com a letra “S”:
Agora você já sabe quais são os 5S e a sua origem, a seguir, saiba como cada um desses sensos tem uma importância fundamental na aplicação desse método de gestão.
Quais são os 5S?
1. SEIRI – senso de utilização
As pessoas têm a tendência natural de acumular coisas, para que possam ser usadas quando necessário. Muitas vezes, esse comportamento que elas têm em casa é levado para o seu local de trabalho.
Para evitar situações como essas, o senso de utilização propõe uma série de questionamentos:
* Uso isso todo dia?
* Uso isso toda semana?
* Uso isso às vezes?
* Não uso mais?
A intenção aqui é manter no ambiente profissional apenas o que é realmente necessário para a realização do trabalho. Para isso, você deve verificar com frequência quais são os objetos e os equipamentos que estão sendo utilizados regularmente pela equipe. Também é o momento de analisar quais itens estão faltando para a conclusão das demandas e adquirir o que for preciso.
De acordo com o SEIRI, as pessoas devem separar o útil do inútil e jogar fora o que não lhes serve mais. Por outro lado, as coisas que são sempre utilizadas devem ser mantidas o mais próximo possível. Já os objetos que são usados apenas às vezes devem ser deixados um pouco mais afastados. E aqueles sem uso potencial devem ser vendidos, doados ou transferidos para onde possam ser úteis.
2. SEITON – senso de organização
Uma vez definido o que é útil para o seu trabalho, é a hora de manter o ambiente organizado. Para isso, todos os colaboradores precisam saber exatamente onde encontrar os materiais e os documentos de que precisam.
Cada colaborador precisará investir tempo e dedicação para ordenar dados e objetos sob a sua responsabilidade, mas esse esforço valerá a pena. O objetivo do 5S é economizar o tempo dos colaboradores, para que eles possam focar as energias na conclusão das demandas.
Uma boa maneira de organizar é deixar aqueles itens de uso diário em locais de fácil acesso e manter em local mais reservado os que não serão utilizados com frequência.
Defina um lugar para cada coisa que será guardada, armazenando objetos diferentes em locais diferentes. Veja qual é a melhor maneira de fazer isso, obedecendo às regras de arrumação. Pastas, arquivos e prateleiras podem ser usados para organizar a logística desses objetos.
Outra dica para facilitar a organização é criar nomes fáceis e simples para identificar os objetos. Além disso, você pode usar etiquetas com cores vivas para identificar esses itens, seguindo um padrão. A comunicação visual deve possibilitar uma leitura rápida e fácil, utilizando palavras-chave, cores, desenhos e tudo mais que a criatividade permitir.
3. SEISO – senso de limpeza
De acordo com essa metodologia, a limpeza é responsabilidade de todos os colaboradores, e não apenas da equipe de limpeza.
Nesse sentido, é preciso convencer as pessoas de que a limpeza faz parte da sua própria atividade profissional. Todos os colaboradores devem manter o ambiente de trabalho limpo, eliminando as causas da sujeira, aprendendo a não sujar, e a manter o ambiente de trabalho organizado.
Aqui, inclui-se também excesso de ferramentas (tanto softwares como máquinas), equipamentos disponíveis de forma desordenada e até falta de uso de equipamentos adequados.
4. SEIKETSU – senso de padronização
O SEIKETSU tem o propósito de automatizar a aplicação dos três sensos anteriores, para que eles se tornem parte do cotidiano das empresas. Para isso, processos padronizados devem ser criados para cada atividade, de modo a promover a conscientização do público interno e possibilitar uma melhoria contínua.
O objetivo é que todos os profissionais entendam o benefício dessa nova mentalidade e a tornem parte de seu dia a dia. Desse modo, essas diretrizes poderão se tornar hábitos arraigados de todos os colaboradores das organizações.
Geralmente, as pessoas oferecem resistência à mudança de hábitos. Em função disso, a gestão das empresas precisa usar de perseverança para modificar a mentalidade e o comportamento dos seus colaboradores.
Portanto, antes de avançar na implementação dessa metodologia, a gestão deve se assegurar de que os primeiros 3S já tenham sido devidamente implementados e aceitos como parte da rotina dos trabalhadores.
Algumas das possibilidades de medidas para naturalizar esses hábitos são criar instruções de trabalhos e listas de checagem e elencar todos os processos que devem ser seguidos pelos colaboradores. A padronização fará com que a função de cada um fique mais clara dentro do objetivo do 5S maior da empresa de melhorar a produtividade e organização.
5. SHITSUKE – senso de disciplina e autodisciplina
O quinto e último S reforça a necessidade da disciplina para desenvolver novos hábitos e mantê-los em longo prazo. Por isso, é essencial desenvolver esse senso nos colaboradores e estimular que os novos processos e valores sejam absorvidos por todos. Eles devem se sentir motivados a tornar essas novas diretrizes um hábito, transformando-as em um modo de vida.
Os gestores devem usar a criatividade para compartilhar essas ideias de valores e melhorar a comunicação entre as pessoas, de modo a garantir o cumprimento das regras. Afinal, a falta de disciplina provoca problemas como impontualidade, desperdício de recursos, informações imprecisas e insatisfação entre as pessoas.
Vale destacar que todo novo hábito leva tempo para ser desenvolvido. Portanto, os gestores precisam ter paciência na implementação da metodologia 5S e aplicá-la com persistência e criatividade. Por exemplo, a promoção permanente do programa 5S deve envolver iniciativas como concursos internos, gincanas, visitas a outras empresas e outras formas de incorporar essa cultura nas empresas.
Como aplicar o 5S na manutenção preditiva?
Um dos principais motivos que levam a baixos resultados nas empresas mundo afora é o tempo desperdiçado corrigindo erros e refazendo processos. Para evitar que esses problemas ocorram, a metodologia do programa 5S oferece uma oportunidade de diminuir o desperdício de recursos materiais e humanos.
Com base na contextualização de cada uma das etapas e dos princípios do programa 5S, não é difícil de entender como essa estratégia pode ajudar na manutenção preditiva de máquinas e equipamentos industriais. Afinal, o 5S na organização é tão impactante nas áreas funcionais e de suporte quanto nas áreas de produção. Quando aplicado às funções de manutenção, o 5S reduz o tempo de inatividade da produção, evita falhas de equipamentos e aumenta a eficiência e a produtividade dos técnicos do setor.
A aplicação do 5S na organização terá um impacto positivo em duas importantes métricas de confiabilidade de ativos:
* Tempo médio de reparo – do inglês, Mean Time to Repair (MTTR);
* Tempo médio entre falhas – do inglês, Mean Time Between Failures (MTBF).
Tempo médio de reparo (MTTR)
Essa métrica é usada para medir o tempo médio desde a falha de um ativo até o momento em que uma máquina é reparada, testada e disponibilizada para uso novamente. A aplicação do 5S na manutenção preditiva ajudará a diminuir o tempo necessário para pôr um ativo com falha em funcionamento novamente:
* Gastar menos tempo procurando as ferramentas e o hardware necessários para reparar o ativo.
* Ter peças de reposição disponíveis e fáceis de localizar.
* Ser capaz de recuperar rapidamente manuais de manutenção e guias de solução de problemas.
* Garantir que as máquinas, os equipamentos e os suprimentos da oficina de manutenção estejam limpos, organizados e prontos para uso.
Tempo médio entre falhas (MTBF)
Essa métrica é usada para medir o tempo médio decorrido entre a falha de um ativo e a próxima ocorrência. O 5S na manutenção preditiva ajudará a prolongar o tempo de atividade dos ativos:
* Aumentando a eficiência e a produtividade do pessoal de manutenção, permitindo mais tempo para concluir completamente as tarefas de manutenção preditiva e preventiva.
* Usando controles visuais para tornar o equipamento fácil de monitorar.
* Garantir que o tipo adequado de lubrificação seja usado.
* Liberar a equipe de manutenção para que ela possa se concentrar em tarefas como revisão e melhoria de equipamentos, treinamento, manutenção preditiva etc.
Depois de estabelecer um programa bem-sucedido de metodologia 5S nas empresas, uma estratégia de manutenção preditiva precisa ser considerada. A manutenção preditiva compara a tendência dos parâmetros físicos medidos com os limites de engenharia conhecidos com o objetivo do 5S de detectar, analisar e corrigir problemas antes que ocorra uma falha.
Antes de começar a coletar dados para analisá-los, devem ser desenvolvidos critérios de prioridade para que sejam tomadas as medidas adequadas para corrigir defeitos ou continuar monitorando e planejando reparos.
Realmente vale a pena aplicar o 5S?
Sim! O 5S é uma forma de assegurar que todas as atividades sejam executadas de forma padronizada, manter a alta performance na sua planta industrial e produtos com qualidade garantida.
Além disso, aplicando os 5S é possível ter um ambiente de trabalho altamente produtivo, operando no máximo de performance possível.
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